お金をかけずに営業データダッシュボードを構築してみよう!

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昨今、ビジネスデータを可視化して、データに準拠した意思決定を行っていく事に取り組まれている企業が増えています。

本記事ではBI(ビジネスインテリジェンス)ツールの導入を検討している方を対象として、簡単な営業データダッシュボードを無償で作成する方法についてお伝えします。有償のBIツールを本格的に導入する前に、先ずは無償でダッシュボードを作成して、運用をしてみるのはいかがでしょうか。

本記事で作成する成果物

本記事では、以下のような営業データダッシュボードを作成します。

 

今回、ダッシュボードを作成するために利用するサービスは以下の2点です。

  • Google DataPortal
    • データをグラフ等で可視化してダッシュボードを作成するツールです。インターネットブラウザからダッシュボードの編集や確認ができます。
  • Google SpreadSheet
    • Excelのような表計算ツールです。インターネットブラウザから編集が可能です。

構成的には以下の図のような形で、営業担当者がGoogle SpreadSheetに入力した営業成果データを、Google DataPortalに連携してダッシュボードとして可視化ができるようにします。

そもそもなぜダッシュボードを作る必要があるのか?

「なぜ、わざわざツールを使ってダッシュボードを作成するの?」「Excelでいいんじゃない?」と思われる方もいらっしゃるかと思います。

確かに、営業成績のデータをExcelなどの表計算ソフトで社内ファイルサーバーに管理しているケースは多いかと思います。しかし、このような運用ではいくつか問題が発生します。これらの問題をGoogleが提供するSpreadSheetとDataPortalを利用することによって解決することが可能です。例えば以下のような問題です。

  • ファイル内に、表とデータを可視化したグラフが入り乱れいる状態で視認性が悪く、データの確認が大変面倒な状態になっている。
    • データの入力をSpreadSheet、データの可視化と確認をDataPortalという風に、用途に合わせてツールを使いわけることで、視認性が保たれた使いやすい環境を作ることができます。ダッシュボードが見やすいというのは、チームメンバーが自主的にデータを確認するようになるための必須条件です。
  • 出先でデータを確認するために、PCを立ち上げる必要がある。
    • DataPortalはインターネットブラウザで確認することが可能なため、スマートフォンからも簡単にアクセスできます。

SpreadSheetやDataPortalはインターネットブラウザからアクセス可能のものではありますが、デフォルトでは作成者だけが閲覧や編集ができる状態になっており、他の人がアクセスすることはできません。勿論、限られたメンバーのみに編集や閲覧を許可することが簡単にできます。方法については後述します。

作成手順

Google SpreadSheetを用いた営業成果入力用シートの作成

Google SpreadSheetはGoogleのアカウントを持っていれば、無償で使えるサービスです。Excelとほぼ変わらない操作感で表形式のデータを作成することができます。

今回は、Google SpreadSheetに以下のような表を作成します。

 

 

ポイントは1行目に列項目名(カラム名)を記入することです。今回は以下の4つの列項目を用意しました。

  •  年月
    • YYYYMM形式で売上の該当月を記載する列
  • 顧客名
    • 担当顧客名を記載する列
  • 営業担当者
    • 営業担当者の名字を記載する列
  • 売上
    • 売上額を記載する列

これらの列に対して、それぞれの営業メンバーに営業成績を定期的に書き込んでもらいます。

Google DataPortalの利用開始準備

Google DataPortalは様々なデータを用いて、インターネットブラウザ上で簡単にダッシュボードを作成できるサービスです。

DataPortalのページより [無料で利用する] からDataPotalの利用を開始します。始めて利用する際には、利用規約への同意を求められます。

データポータルの管理画面に入ったら、[空のレポート] をクリックします。

 

 

以下のような画面が表示されます。今回はデータソースとしてSpreadSheetを利用するため、[Googleスプレッドシート] を選択します。

 

 

次にどのシートを利用するか選択する画面が表示されるので、先ほど作成した [営業売上管理] シートを選択し、[追加] ボタンを押します。

私の環境では以下の通り、シート上に表が1つ表示されました。こちらは利用しないのでクリックで選択の上、deleteキーなどで削除します。

 

ダッシュボード内容作成

ここからはいよいよ、DataPortalを用いてダッシュボードの内容を作成していきます。

以下に示す7つのアイテムをダッシュボードのシート上に作成をしていきます。

 

0. ダッシュボード名の付与

先ずは、ダッシュボードに名前を付与します。左上の [無題のレポート] の部分にカーソルを持っていくと、タイトルが書き換えられます。今回は「営業成果」という名前にしました。

1. タイトルバー作成

シート上方に、上記画像のようなタイトルバーを設置します。[挿入] から [長方形] を選択することで、シート上に長方形を作図することができます。長方形をクリックすると、右側のサイドメニューから色を変更することが可能です。

また、 [挿入] から [テキスト] を選択することで、テキストボックスを追加することが可能です。文字サイズなどは右側のサイドメニューから変更可能です。先程の長方形の上に「営業成果」のテキストを配置します。

2. 売上推移 縦棒グラフの作成

売上推移縦棒グラフを作成します。

[グラフを追加] から [縦棒グラフ] を選択してシート上にグラフを追加します。

縦棒グラフが表示されますが、目的の内容と違うグラフになっていると思いますので調整していきます。右側のサイドメニューで以下の通り設定を行います。

  •  [ディメンション] を [年月] に変更します。
  •  [並べ替え] を [年月] に変更し、[昇順] のラジオボタンを選択します。
  •  [指標] を [売上] に変更します。
3. 累計売上推移 縦棒グラフ作成

累計売上推移縦棒グラフを作成します。

[グラフを追加] から [縦棒グラフ] を選択してシート上にグラフを表時します。

右側のサイドメニューで以下の通り設定を行います。

  • [ディメンション] を [年月] に変更します。
  • [並べ替え] を [年月] に変更し、[昇順] のラジオボタンを選択します。
  • [指標] を [売上] に変更します。[売上] の左隣に表示されている [SUM] の部分をクリックするとカードが表示されるので、その中の [関数] のメニューから [実行中の合計] を選択することで、累積の値でのグラフとなります。
4. 顧客別 売上割合 円グラフ作成

各顧客の売上が全体に締める割合を示す円グラフを作成します。

[グラフを追加] から [ドーナツグラフ] を追加します。

右側のサイドメニューで以下の通り設定を行います。

  •  [ディメンション] を [顧客名] に変更します。
  •  [指標] を [売上]に変更します。
  •  [並べ替え] を [売上]に変更します。[降順] のラジオボタンを選択します。
5. 営業担当者別 売上 棒グラフ作成

営業担当別売上の棒グラフを作成します。

[グラフを追加] から [棒グラフ]を追加します。

右側のサイドメニューで以下の通り設定を行います。

  • [ディメンション] を [営業担当者]に変更します。
  • [指標] を [売上]に変更します。
  • [並べ替え] を [売上]に変更します。[降順] のラジオボタンを選択します。
6. 売上合計スコアカード作成

上図の現在の売上合計値を表示するスコアカードを作成します。

[グラフを追加] から [スコアカード]を追加します。

右側のサイドメニューで以下の通り設定を行います。

  • [指標] を [売上]に変更します。
  • [指標] の [売上] の [SUM] 部分をクリックして、[名前] の欄に「売上合計」と記入します。
  • [スタイル] から背景色を白に変更します。
7. フィルター作成

 

上図のフィルターを追加します。フィルターを使うことによって、グラフに表示されるデータを期間を絞ったり、営業担当者で絞ったりすることができるようになります。[コントロールを追加] から [プルダウンリスト] の作成を、2つ分行います。

右側のサイドメニューで以下の通り設定を行います。

  • 片方のフィルターは [コントロールフィールド] を [年月] に変更します。
  • もう片方のフィルターは [コントロールフィールド] を [営業担当者] に変更します。
ダッシュボードデザイン

あとは、必要に応じて、図形やテキストを追加してください。
最後に [ビュー] ボタンを押して、完成したダッシュボード内容を確認してください。

SpreadSheetとダッシュボードの共有

SpreadSheetの共有

作成したSpreadSheetは、営業メンバー全員がアクセスして編集できるようにする必要があります。SpreadSheetの画面右上の [共有] ボタンをクリックして、表示された [ユーザーやグループを追加] の欄に共有したいメンバーのメールアドレスを入力してください。

ユーザーを追加する際、注意が必要なポイントがあります。追加する対象のメールアドレスにてGoogleアカウントが取得されている必要があります。

gmail.comドメインでなくとも、各法人で利用している独自ドメインのメールアドレスでもGoogleアカウントを取得することは可能です。詳しくはこちらのページを参照してください。「既存のメールアドレスを使用する」の手順でGoogleアカウントを作成します。

ダッシュボードの共有

完成したダッシュボードも営業担当メンバー全員が見られるように共有をする必要があります。[共有] ボタンから [ユーザーを追加] でメンバーのメールアドレスを追加していきます。その際、SpreadSheet同様に、追加するメールアドレスにてGoogleアカウントが取得されている必要があるので、その点にご注意ください。

アクションにつなげよう

これで、営業メンバー全員がダッシュボードを確認できる環境が整いました。ダッシュボードは定期的に見られてこそ価値を発揮します。定期ミーティングなどで必ずダッシュボードを全員で見るなど、習慣的に確認するようにしましょう。

実際、チームの全員が自発的にダッシュボードを確認するようになるためには、根強い活動が必要になります。そのために必要な具体的な施策に関しては、以下の過去記事が参考になるかと思います。

自社の経験から考える、“データをもとに意思決定する組織文化”を作るための4STEP

また、ダッシュボードを確認するだけではなく、アクションにつなげていくことも重要です。例えば今回のダッシュボードからは以下のようなアクションが考えられると思います。

  • 売上の約50%をA商事とB建設に依存している状況なので、他顧客の売上を伸ばす施策を考える。
  • 一番売上の少ない営業担当者である尾崎はC造船しか顧客を担当していないので、担当先を増やす。

最後に

今回は無償で簡単に営業データダッシュボードを作る方法について記載しました。実際に現場で活用してみてはいかがでしょうか。

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WRITER
Kenta Ozaki

データエンジニア

尾崎   健太 Kenta Ozaki

不動産やメディア系の案件にて、AIアプリケーションにおけるシステム構築やデータ整形を担当。 Google Cloud Professional Data Engineer認定, JDLA Deep Learning for GENRAL 2019#2

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